Olá amigos concurseiros, da área policial, ou não.
Hoje daremos continuidade ao assunto abordado em nossa última postagem aqui no BLOG MF, e falaremos sobre uma técnica de QUALIDADE E MELHORIA CONTÍNUA que pode ser aplicada ao seu estudo, e que visa otimizar seu aprendizado, e por consequência aumentar o resultado líquido das questões e simulados que faz.
Nossa postagem anterior sobre o referido tema foi sobre a ferramenta denominada CICLO PDCA. Caso você tenha perdido, segue o link para leitura: http://blogmissaofederal.blogspot.com.br/2017/04/como-melhorar-seu-estudo-para-concurso.html
Desta vez falaremos sobre uma outra ferramenta de melhoria contínua e qualidade também muito importante para o estudo, denominada DIAGRAMA DE ISHIKAWA, que também é conhecida como DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO ou DIAGRAMA ESPINHA DE PEIXE.
Esta ferramenta normalmente é utilizada em processos de qualidade em indústrias (no chão de fábrica), e tem características muito específicas que não se aplicam a nós, do mundo dos concursos públicos. Por esta razão, adaptaremos algumas coisas para que a aplicação da ferramenta seja 100% pertinente à nossa realidade.
Mas primeiro, vamos entender a estrutura geral da ferramenta, para sabermos como utilizá-la corretamente.
Esta é uma ferramenta que serve para encontrar as causas determinantes de um problema específico, levantado pela pessoa que está investigando um tal processo. No nosso caso, o processo a ser analisado é o processo de estudo, memorização, fixação, consolidação, e simulação, ou uma parte dele.
Para iniciar a aplicação da ferramenta, o aluno concurseiro deve identificar o principal problema existente no seu processo de estudo. Essa parte não tem regra, mas os problemas mais comuns que encontro são: nota baixa nos simulados, pouco tempo de estudo por dia, estudo realizado com pouca qualidade, dentre outros problemas.
Na aplicação desta ferramenta o aluno deve elencar apenas um único problema. Caso ele identifique que tenha vários problemas em seu processo de estudo, deverá aplicar a ferramenta tantas vezes quanto forem necessárias, uma vez para cada problema (ainda que uma mesma causa-raíz gere diversos problemas distintos).
Então, ao identificar qual problema será analisado, o aluno deverá anotá-lo dentro de um quadrado, do lado direito de uma folha, ou de uma planilha eletrônica, ou de um aplicativo para geração de fluxograma. O meio tanto faz.
A partir daí, deve traçar uma linha horizontal principal passando por esta caixinha, vindo da esquerda, e desta linha principal, devem partir linhas secundárias, fazendo um ângulo que, ao final, vai fazer lembrar o formato de uma espinha de peixe. Veja abaixo:
A ideia de fazer o diagrama desta forma é deixar o problema do lado direito, como se fosse a “cabeça” do peixe, e deixar as “espinhas” para alocar as causas-raízes que geram aquele problema. Normalmente se atribui um assunto/tema específico para cada “ramo” da espinha do peixe, e logo abaixo de cada um deles as causas-raízes propriamente ditas. Seria algo mais ou menos assim:
Então, o próximo passo seria definir quais os temas/assuntos devem ser abordados. O aluno concurseiro deve fazer um “brainstorming” e refletir, a fim de elencar quais temas englobam as causas-raízes do seu problema -- aqui no nosso caso, o problema de “estudar pouco”.
Fazendo uma rápida reflexão exemplificativa, poderíamos chegar aos seguintes grupos: Preguiça/Procrastinação, Cansaço (físico e mental), Motivação, Distrações da Vida, Ambiente de Estudo, Material de Estudo, Organização Pessoal/Método de Estudo e Outras causas diversas. Este é apenas um exemplo que veio na minha cabeça. O aluno poderá determinar quais grupos de problemas quiser, desde que sejam pertinentes ao seu caso.
Ao elencar os grupos, o Diagrama ficaria assim:
Agora, o que precisa ser feito é outro brainstorming para elencar as causas raízes existentes dentro de cada grupo.
Vamos dar alguns exemplos.
Na parte de Preguiça/Procrastinação, poderíamos colocar a cama, o sofá, a rede, que ficam próximos ao estudante, e levam à tentação de dar uma “deitadinha” a cada meia hora para se espreguiçar.
No grupo das Distrações, podemos citar o video-game, o celular, o facebook, o whatsapp, o Netflix, dentre outros.
Na parte do Ambiente, podemos citar as interrupções feitas pelos nossos parentes que coabitam a casa, ou a falta de isolamento acústico adequado, ou aquela tia que gosta de assistir televisão no último volume, dentre outras coisas.
Não vamos nos estender muito nos exemplos, porque isso acaba por viesar demais o brainstorming a ser feito pelo aluno. Cada pessoa deve identificar seu próprio problema, seus próprios grupos e suas próprias causas-raízes. Certo?
Bem, depois de fazer tudo isso, é hora de pensar nas possíveis soluções. Devem ser desenhadas soluções para cada uma das causas-raízes. Ou melhor dizendo, todas as causas-raízes devem ser cobertas por soluções, podendo ser individualmente ou em grupo. Em alguns casos, uma única solução pode resolver diversas causas-raízes de uma só vez. Em outros casos, será necessário desenhar uma solução específica para cada causa-raiz. Independentemente da quantidade de soluções, todas as causas-raízes devem ter algum encaminhamento de solução.
Essa definição das soluções não precisa estar necessariamente plotado no desenho do Diagrama de Ishikawa. O aluno pode fazer uma tabela no excel, ou feita no papel mesmo, listando todas as causas-raízes de cada grupo, e ao lado a solução proposta. Veja o EXEMPLO abaixo:
Daí em diante o aluno deve procurar implementar as soluções que ele mesmo propôs para cada causa, e acompanhar de tempos em tempos como estão as coisas, para saber se as soluções foram adequadas ou não. Algumas vezes as soluções propostas estão mal desenhadas, e por isso não funcionam. Outras vezes as soluções estão bem desenhadas, mas foram mal implementadas (ou a implementação foi errada ou foi mal feita). De nada adianta identificar bem o problema, identificar adequadamente as causas-raízes, se as soluções propostas de nada adiantam para resolver o problema elencado. Desta forma, tome bastante cuidado em cada uma das etapas da aplicação do Diagrama de Ishikawa, para garantir que tudo esteja corretamente mapeado, desenhado e implementado.
O grande “pulo-do-gato” da aplicação desta ferramenta de qualidade é fazer com que o aluno primeiro adquira consciência de que existe algum problema. Só o fato de admitir que existe um problema já é um grande avanço, pois a maioria das pessoas não querem nem enxergar que há um problema a ser resolvido.
Em seguida, é importante entender que “nenhum avião cai por uma causa só”, geralmente há uma sequência de problemas que geral uma desgraça. É importante também entender que aquele problema pode ocorrer devido a um conjunto de fatores que agem separadamente ou em conjunto, e que estes devem ser analisados como um todo, verificando eventuais relações e interações entre eles.
Ao final, deve-se procurar tratar as causas (não os sintomas), para que o problema seja mitigado, ou ao menos minimizado.
O Diagrama de Ishikawa pode ser feito para os grandes problemas elencados pelo aluno, que atrapalham seu bom desempenho na absorção do conteúdo (estudo e resumo), na parte de fixação/consolidação (ferramentas de memorização, fazer questões, etc) e na parte da aplicação do que foi aprendido (simulados), e deve ser repetido de tempos em tempos, para verificar se o problema realmente foi mitigado ou não.
Caso você tenha alguma dúvida ou sugestão sobre este assunto, deixe uma mensagem pra gente na parte de comentários, logo abaixo.
E para maior aprofundamento no tema e maiores informações sobre o COACHING MISSÃO FEDERAL (Técnicas de Estudo na Preparação para Concursos Públicos), entre em contato com os Professores (Coaches) do Grupo Missão Federal através da Fan Page no Facebook (https://www.facebook.com/MissaoFederalMF/) ou através do email: coachingmissaofederal@gmail.com.
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Olá amigos concurseiros, sejam da área policial, ou não.
Hoje falaremos sobre duas técnicas que podem ser aplicadas ao seu estudo, que visam otimizar o aprendizado e por consequência aumentar o resultado líquido das questões e simulados que faz.
Na realidade essas duas técnicas compõem os pilares mais importantes e essenciais para o estudo para concurso público. Para contextualizar melhor, vamos definir primeiro quais são estes pilares para uma estratégia de estudo eficaz:
- Estudo pelo ciclo com controle apurado
- Criar seus próprios resumos
- Controle apurado de horas líquidas e brutas
- Revisões programadas e constantes
- Ferramentas de melhoria contínua
- Estabelecimento de rotina diária e semanal de estudos (e treino físico, para quem é da área policial)
- Planejamento, Organização e Gestão
- Ferramentas de fixação e memorização
- Fazer muitas questões e simulados
De todos os itens acima, hoje falaremos sobre a parte de ferramentas de melhoria contínua.
Para início de conversa, repare que tudo que envolve o estudo para concursos públicos tem a ver processos cíclicos, repetitivos, iterativos. O aluno deve ciclar os conteúdos dentro de cada matéria, deve ciclar as matérias, e deve repetir os métodos de aprendizado, fixação, consolidação e simulação para TODAS as disciplinas.
Mas o que é iteração?
Buscando no Google, pude encontrar uma definição: “processo de resolução de uma equação mediante operações em que sucessivamente o objeto de cada uma é o resultado da que a precede”.
Com base na definição acima, considere que o ato de estudar é como se fosse a “resolução de uma equação”, e que ao final da resolução desta equação você obtivesse um resultado, ou seja, tirasse uma conclusão sobre o que foi estudado. E que na próxima vez que você fosse estudar, você levasse em consideração o resultado da última vez que você estudou para melhorar a forma como você estuda.
Imagine que você pudesse repetir este ciclo infinitas vezes, sempre estudando, verificando como foi o resultado do seu estudo, e daí utilizando essa informação para melhorar ainda mais a forma como você estuda, e aplicando essa melhoria na próxima vez que fosse estudar.
Este processo cíclico, iterativo, é nada menos que um processo de melhoria contínua.
Uma das ferramentas mais básicas para realizar este tipo de processo cíclico e iterativo de melhoria contínua é o chamado “CICLO PDCA”.
Buscando na ferramenta Wikipedia, chegamos à seguinte definição: “PDCA (do inglês: PLAN - DO - CHECK - ACT ou Adjust) é um método iterativo de gestão de quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos.”
Continuando na definição da Wikipedia: “É uma ferramenta baseada na repetição, aplicada sucessivamente nos processos buscando a melhoria de forma continuada para garantir o alcance das metas necessárias à sobrevivência de uma organização. Pode ser utilizada em qualquer ramo de atividade, para alcançar um nível de gestão melhor a cada dia. Seu principal objetivo é tornar os processos da gestão de uma empresa mais ágeis, claros e objetivos.”
As palavras-chave retiradas das definições acima são: iteração, controle, melhoria contínua, repetição, metas,, nível de gestão melhor a cada dia, mais agilidade, clareza, etc.
Já deu para perceber como o negócio funciona? Caso não tenha percebido, vamos falar sobre cada letra do Ciclo PDCA, contextualizando para o estudo para concurso público.
Planejar (P) - Como o nome mesmo já diz, é a etapa de planejamento. Aqui, você deve estabelecer sua missão, visão (meta de longo prazo, ou seja, para qual concurso vai estudar), valores, seus objetivos de médio prazo, metas (objetivos de curto prazo), indicadores de cumprimento das metas, sua cadeia de valor do concurseiro (atividades principais, de apoio e princípios e atitudes), desenhar seu ciclo de estudo (definindo as matérias que vai estudar, definindo o tamanho de cada “fatia” do ciclo, a sequencia do ciclo, etc), estabelecer sua rotina de estudo, número de horas que planeja estudar por dia e por semana, quando e como vai fazer as revisões, como e quando vai fazer simulados, etc. Essa etapa não precisa ser feita de uma vez só, mas sim ser algo em constante mudança e aprimoramento. Mas o importante é pensar nessas coisas antes de começar efetivamente. Jamais comece a estudar “a esmo”, sem imaginar as etapas que vai percorrer, a forma como vai estudar, revisar, memorizar, etc. Tudo isso faz parte deste processo de planejamento prévio ao início do estudo. Esse planejamento deve ser feito de forma “macro”, ou seja, com relação ao seu estudo como um todo (estratégia de estudo) bem como no nível mais tático e operacional, ou seja, no planejamento individual do estudo de cada disciplina, na preparação das atividades da sua semana, etc. Tudo o que você pensar e planejar deve ser anotado, registrado, de alguma forma, pois a ideia é que depois esse planejamento todo seja revisto, de acordo com as melhorias que você resolver implementar.
Desenvolver/Executar (D) - Na verdade esta letra corresponde ao “DO”, que do inglês significa “fazer”. É a execução efetiva do que foi planejado, ou seja, colocar em prática todo o plano estabelecido. É o momento em que se coloca a mão na massa, onde as coisas são executadas da maneira como foram planejadas, podendo ou não dar certo. É o momento de implementar/testar o que foi pensado na etapa anterior e registrar (mentalmente ou formalmente) o que deu certo e o que não deu certo. Nesta etapa, o objetivo é realizar as atividades o mais próximo possível do que foi planejado, mas pequenas alterações podem ser feitas no momento de executar efetivamente o planejado -- apenas pequenas alterações pontuais. As grandes alterações serão executadas nas etapas seguintes. Trocando em miúdos, esta etapa corresponde ao ato de ESTUDAR em si, no sentido mais amplo da palavra, incluindo aí as atividades de estudo, revisão, memorização, fixação, consolidação, treinamento (fazer questões e simulados).
Checar (C) - Esta etapa consiste na análise de todas as observações realizadas na etapa anterior, para verificar se os resultados obtidos estão de acordo com o planejamento feito anteriormente. No contexto do estudo, várias coisas podem ser observadas aqui, como por exemplo se a quantidade de horas estudadas está de acordo com o planejado, se o número de páginas lidas está de acordo com o que foi planejado, se o resultado percentual líquido das questões ou dos simulados que o aluno fez estão no nível almejado, se as revisões diárias/semanais/mensais estão em dia, etc. É o momento em que se confrontam os indicadores com as metas. Caso os indicadores obtidos estejam em desacordo com as metas estabelecidas, ou seja, com um desvio muito grande, é o momento de pensar: O QUE SAIU ERRADO? O QUE PODE SER FEITO PARA QUE OS RESULTADOS PLANEJADOS SEJAM MELHORADOS (ATINGIDOS OU SUPERADOS)? Este é o momento de listar num papel tudo o que saiu errado, tudo o que tem potencial para ser melhorado e otimizado. É hora de entender quais são as causas-raízes, o que está bloqueando o sistema, o que está impedindo que um resultado melhor seja alcançado, o que está atrapalhando o planejamento, o que está impactando o resultado final. No contexto do estudo, é aqui que o aluno deve refletir, para entender como poderia estudar mais e melhor, e como poderia obter melhores resultados quando faz questões e simulados. Esta atividade deve ser executada SEMPRE logo após realizar algum processo de estudo. Traduzindo: ao estudar alguma matéria, faça uma bateria de 10-20 questões ao final, e use isto como seu indicador para verificar se você entendeu/aprendeu adequadamente o conteúdo estudado (ex: se entendeu tudo da video-aula assistida), ou se, ao contrário, precisa estudar de novo aquela matéria, ou consultar uma fonte alternativa (como um livro de apoio, por exemplo). Isto se aplica também a quando estiver revisando: quando for revisar, faça uma bateria de questões e verifique, ao final, qual foi seu resultado -- procure identificar pontos críticos/cegos da matéria, como partes que você não entendeu direito ou que não conseguiu se lembrar direito porque não utilizou uma adequada ferramenta de memorização…
Atuar/Agir (A) - Esta é a etapa em que o aluno concurseiro deve analisar os resultados da etapa anteriores e pensar nas possíveis soluções que poderia implementar para minimizar os problemas encontrados, ou para melhorar os processos que já estão adequados ou bons. É a etapa em que possíveis soluções são desenhadas, a fim de que possam ser implementadas na próxima vez que for executar o processo de estudo. Se a etapa anterior falava da identificação dos problemas, esta etapa aqui trata da definição das soluções que vão mitigar os problemas encontrados. É onde o aluno reflete profundamente sobre o planejamento que fez, e define o que precisa ser modificado em suas rotinas, a fim de melhorar os resultados do estudo. Repare que estamos falando aqui em resolver problemas ou melhorar o que já está bom. É por isto que chamamos o PDCA de “CICLO”, porque ele é iterativo, ele se repete várias vezes, com objetivo de melhorar cada vez mais, nem que seja um pouquinho a cada iteração, de maneira que depois de realizar várias iterações seu processo esteja quase que “perfeito”, ou próximo disto. O Ciclo PDCA visa a implementação de ações para atingir a melhoria contínua, assegurar a operação e controle dos processos de estudo.
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