COACHING - Gestão da Qualidade - Diagrama de Ishikawa

Olá amigos concurseiros, da área policial, ou não.

Hoje daremos continuidade ao assunto abordado em nossa última postagem aqui no BLOG MF, e falaremos sobre uma técnica de QUALIDADE E MELHORIA CONTÍNUA que pode ser aplicada ao seu estudo, e que visa otimizar seu aprendizado, e por consequência aumentar o resultado líquido das questões e simulados que faz.

Nossa postagem anterior sobre o referido tema foi sobre a ferramenta denominada CICLO PDCA. Caso você tenha perdido, segue o link para leitura: http://blogmissaofederal.blogspot.com.br/2017/04/como-melhorar-seu-estudo-para-concurso.html

Desta vez falaremos sobre uma outra ferramenta de melhoria contínua e qualidade também muito importante para o estudo, denominada DIAGRAMA DE ISHIKAWA, que também é conhecida como DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO ou DIAGRAMA ESPINHA DE PEIXE. 

Esta ferramenta normalmente é utilizada em processos de qualidade em indústrias (no chão de fábrica), e tem características muito específicas que não se aplicam a nós, do mundo dos concursos públicos. Por esta razão, adaptaremos algumas coisas para que a aplicação da ferramenta seja 100% pertinente à nossa realidade. 

Mas primeiro, vamos entender a estrutura geral da ferramenta, para sabermos como utilizá-la corretamente.

Esta é uma ferramenta que serve para encontrar as causas determinantes de um problema específico, levantado pela pessoa que está investigando um tal processo. No nosso caso, o processo a ser analisado é o processo de estudo, memorização, fixação, consolidação, e simulação, ou uma parte dele.

Para iniciar a aplicação da ferramenta, o aluno concurseiro deve identificar o principal problema existente no seu processo de estudo. Essa parte não tem regra, mas os problemas mais comuns que encontro são: nota baixa nos simulados, pouco tempo de estudo por dia, estudo realizado com pouca qualidade, dentre outros problemas. 

Na aplicação desta ferramenta o aluno deve elencar apenas um único problema. Caso ele identifique que tenha vários problemas em seu processo de estudo, deverá aplicar a ferramenta tantas vezes quanto forem necessárias, uma vez para cada problema (ainda que uma mesma causa-raíz gere diversos problemas distintos).
Então, ao identificar qual problema será analisado, o aluno deverá anotá-lo dentro de um quadrado, do lado direito de uma folha, ou de uma planilha eletrônica, ou de um aplicativo para geração de fluxograma. O meio tanto faz.

A partir daí, deve traçar uma linha horizontal principal passando por esta caixinha, vindo da esquerda, e desta linha principal, devem partir linhas secundárias, fazendo um ângulo que, ao final, vai fazer lembrar o formato de uma espinha de peixe. Veja abaixo:



A ideia de fazer o diagrama desta forma é deixar o problema do lado direito, como se fosse a “cabeça” do peixe, e deixar as “espinhas” para alocar as causas-raízes que geram aquele problema. Normalmente se atribui um assunto/tema específico para cada “ramo” da espinha do peixe, e logo abaixo de cada um deles as causas-raízes propriamente ditas. Seria algo mais ou menos assim:



Então, o próximo passo seria definir quais os temas/assuntos devem ser abordados. O aluno concurseiro deve fazer um “brainstorming” e refletir, a fim de elencar quais temas englobam as causas-raízes do seu problema -- aqui no nosso caso, o problema de “estudar pouco”.

Fazendo uma rápida reflexão exemplificativa, poderíamos chegar aos seguintes grupos: Preguiça/Procrastinação, Cansaço (físico e mental), Motivação, Distrações da Vida, Ambiente de Estudo, Material de Estudo, Organização Pessoal/Método de Estudo e Outras causas diversas. Este é apenas um exemplo que veio na minha cabeça. O aluno poderá determinar quais grupos de problemas quiser, desde que sejam pertinentes ao seu caso.

Ao elencar os grupos, o Diagrama ficaria assim:



Agora, o que precisa ser feito é outro brainstorming para elencar as causas raízes existentes dentro de cada grupo. 

Vamos dar alguns exemplos. 

Na parte de Preguiça/Procrastinação, poderíamos colocar a cama, o sofá, a rede, que ficam próximos ao estudante, e levam à tentação de dar uma “deitadinha” a cada meia hora para se espreguiçar. 

No grupo das Distrações, podemos citar o video-game, o celular, o facebook, o whatsapp, o Netflix, dentre outros. 

Na parte do Ambiente, podemos citar as interrupções feitas pelos nossos parentes que coabitam a casa, ou a falta de isolamento acústico adequado, ou aquela tia que gosta de assistir televisão no último volume, dentre outras coisas.

Não vamos nos estender muito nos exemplos, porque isso acaba por viesar demais o brainstorming a ser feito pelo aluno. Cada pessoa deve identificar seu próprio problema, seus próprios grupos e suas próprias causas-raízes. Certo?

Bem, depois de fazer tudo isso, é hora de pensar nas possíveis soluções. Devem ser desenhadas soluções para cada uma das causas-raízes. Ou melhor dizendo, todas as causas-raízes devem ser cobertas por soluções, podendo ser individualmente ou em grupo. Em alguns casos, uma única solução pode resolver diversas causas-raízes de uma só vez. Em outros casos, será necessário desenhar uma solução específica para cada causa-raiz. Independentemente da quantidade de soluções, todas as causas-raízes devem ter algum encaminhamento de solução.

Essa definição das soluções não precisa estar necessariamente plotado no desenho do Diagrama de Ishikawa. O aluno pode fazer uma tabela no excel, ou feita no papel mesmo, listando todas as causas-raízes de cada grupo, e ao lado a solução proposta. Veja o EXEMPLO abaixo:



Daí em diante o aluno deve procurar implementar as soluções que ele mesmo propôs para cada causa, e acompanhar de tempos em tempos como estão as coisas, para saber se as soluções foram adequadas ou não. Algumas vezes as soluções propostas estão mal desenhadas, e por isso não funcionam. Outras vezes as soluções estão bem desenhadas, mas foram mal implementadas (ou a implementação foi errada ou foi mal feita). De nada adianta identificar bem o problema, identificar adequadamente as causas-raízes, se as soluções propostas de nada adiantam para resolver o problema elencado. Desta forma, tome bastante cuidado em cada uma das etapas da aplicação do Diagrama de Ishikawa, para garantir que tudo esteja corretamente mapeado, desenhado e implementado.

O grande “pulo-do-gato” da aplicação desta ferramenta de qualidade é fazer com que o aluno primeiro adquira consciência de que existe algum problema. Só o fato de admitir que existe um problema já é um grande avanço, pois a maioria das pessoas não querem nem enxergar que há um problema a ser resolvido.

Em seguida, é importante entender que “nenhum avião cai por uma causa só”, geralmente há uma sequência de problemas que geral uma desgraça. É importante também entender que aquele problema pode ocorrer devido a um conjunto de fatores que agem separadamente ou em conjunto, e que estes devem ser analisados como um todo, verificando eventuais relações e interações entre eles.

Ao final, deve-se procurar tratar as causas (não os sintomas), para que o problema seja mitigado, ou ao menos minimizado.

O Diagrama de Ishikawa pode ser feito para os grandes problemas elencados pelo aluno, que atrapalham seu bom desempenho na absorção do conteúdo (estudo e resumo), na parte de fixação/consolidação (ferramentas de memorização, fazer questões, etc) e na parte da aplicação do que foi aprendido (simulados), e deve ser repetido de tempos em tempos, para verificar se o problema realmente foi mitigado ou não. 

Caso você tenha alguma dúvida ou sugestão sobre este assunto, deixe uma mensagem pra gente na parte de comentários, logo abaixo.

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