COACHING - Objetivos, Metas e Indicadores

Olá amigos concurseiros da área policial, e outras.

Hoje vamos abordar mais um assunto da temática de “POG”, ou seja, Planejamento, Organização e Gestão do estudo.

Aqui no Missão Federal entendemos que existem ferramentas corporativas muito interessantes, que se adaptadas, podem ser usadas para pessoas físicas que estudam para concursos. Hoje falaremos da definição e acompanhamento de objetivos, metas e indicadores.

Muitos de vocês já devem ter lido diversos artigos explicando esses conceitos. Para não perdermos tempo, vamos falar rapidamente sobre eles.

A primeira pergunta que surge naturalmente para quem está lidando com esse assunto é a seguinte: o que são objetivos, e o que são metas? Qual a diferença entre eles?

Existem diferentes respostas para essas duas perguntas, a depender da linha de raciocínio utilizada. Não existe resposta certa ou resposta errada, mas sim resposta coerente e resposta incoerente. Vamos tentar definir esses conceitos de forma coerente com o todo. Pra nós do MF, objetivo e meta às vezes se confundem, e a diferença entre eles é sutil. Mas é fácil de entender.

Basicamente, o objetivo normalmente é algo qualitativo, e a meta algo mais quantitativo. E as duas coisas podem se relacionar num contexto de planejamento e execução.

Vamos dar um exemplo: digamos que eu seja um concurseiro e tenha o objetivo de aumentar a nota das notas dos meus simulados da prova escrita para a Polícia Federal, então, para atingir esse objetivo, vou estabelecer uma meta de 80% de acerto líquido. O objetivo, neste caso, é mais genérico e qualitativo (aumentar a nota) e a meta é mais específica e quantitativa (atingir 80% de acerto líquido). 

As diferenças de objetivo para meta também não têm a ver com a questão do prazo. Tanto o objetivo quanto a meta podem ser de curto, médio ou longo prazo. 

Podemos também ter vários objetivos hierarquicamente ligados, ou interligados/sequenciados temporalmente. Sendo assim, podemos quebrar um objetivo “maior” (mais complexo, abrangente, e de mais longo prazo) em pequenos objetivos “menores” (de menor complexidade, mais específicos, e/ou de mais curto prazo). E acontece da mesma forma para as metas estabelecidas.

A respeito das metas, elas têm que ser “SMART”. Você com certeza já ouviu este acrônimo (originalmente em inglês), que significa que precisam ser específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo definido. Sempre que estabelecer uma meta, para saber mesmo que trata-se de uma meta (e não um objetivo), verifique se ela atende estas cinco características.

Mas o que os objetivos e metas têm a ver com a sua ESTRATÉGIA DE APROVAÇÃO, e como se relacionam com o TODO? Como se dá essa relação?

Numa recente postagem nossa aqui do Blog abordamos os conceitos de MISSÃO, VISÃO e VALORES. Estes três parâmetros devem de fato ser definidos antes de se traçar objetivos e metas. Se você já conseguiu entender o conceito e definir sua missão, sua visão e seus valores, vamos em frente, agora é hora de quebrar esses três parâmetros em objetivos, metas e indicadores.

Quando eu aplico essa ferramenta para meus alunos de Coaching, primeiramente costumo direcionar o raciocínio no sentido de definir um objetivo maior e mais abrangente, que é o de tomar posse no cargo de Agente/Escrivão da PF, ou de Policial Rodoviário Federal, dependendo do caso. 

Quando o objetivo é tão grande e abrangente quanto este, fica difícil de estabelecer as metas para atingi-lo, portanto o que eu recomendo é quebrar este grande objetivo em vários objetivos menores, mais simples de serem compreendidos, mais fáceis de serem atingidos, e desta forma, mais fáceis de mensurar e controlar (indicadores).

Vamos abstrair um pouco. Digamos, por exemplo, que você tenha como objetivo correr uma maratona. É um objetivo “grande”, que leva um certo tempo para ser atingido, afinal, você precisará de muitos meses não só realizando treinamentos de corrida, mas estudando o tema a fundo, com todas as suas técnicas, e também tomando cuidados com alimentação, sono, etc. Não seria mais fácil, portanto, quebrar este objetivo de longo prazo em pequenos objetivos de curto prazo? Eu não sou corredor maratonista, não tenho ideia de quais sejam as sub-etapas a serem realizadas para se conseguir chegar no nível de um maratonista, mas com um pouco de bom senso, diria que é possível estabelecer objetivos progressivos, como por exemplo o de conseguir correr 5 km já nos primeiros dois meses, correr 10 km nos primeiros 6 meses, 15 km nos primeiros 9 meses, 21 km depois de um ano, e talvez chegando nesse nível de treinamento já se esteja próximo ao objetivo final, de conseguir correr uma maratona.

Um parênteses! Me perdoem os corredores profissionais e maratonistas se meu exemplo é tecnicamente errado. Eu não faço ideia se é possível atingir 21 km um ano após o início dos treinos. Acho que depende muito da idade da pessoa, da preparação física prévia, e uma série de outros fatores que desconsiderei no meu exemplo. Mas abstraiam de tudo isso e entendam apenas a ideia da quebra do objetivo maior em pequenos objetivos.

Então, voltando à nossa realidade, no caso do concurseiro, o objetivo principal é o de tomar posse no concurso da PF. Para isso, o cara vai precisar ter objetivos menores, como por exemplo o objetivo de estudar/revisar o edital no mínimo 1 vez (vamos chamar este de objetivo 1), o objetivo de estar com nível de proficiência acima dos seus concorrentes (vamos chamar de objetivo 2), e o objetivo de treinar a parte física a ponto de estar pronto para o TAF na época certa (objetivo 3).

Então, veja, esses objetivos são mutuamente dependentes, são interligados. Não adianta nada ser aprovado na prova escrita e ser reprovado no TAF. O aluno tem que atingir todos os objetivos de forma concomitante. Quebrar o objetivo maior em objetivos menores não faz com que sua tarefa fique menos difícil, mas a deixa mais organizada, mais fácil de administrar, medir e controlar.

Sendo assim, para tomar posse no concurso da PF o aluno precisa estudar/revisar o conteúdo (objetivo 1), mas não só isso, pois também tem que fazer isto, mas num nível tal que esteja acima dos seus concorrentes (objetivo 2), e também não pode esquecer de treinar para o TAF (objetivo 3).

Vejam, quando digo que são objetivos concomitantes, estou colocando desta forma porque não adianta só estudar/revisar “a esmo” (objetivo 1)... É preciso focar em estar com nível de proficiência elevado (objetivo 2). Mas quanto elevado? O suficiente a estar “acima da média” da concorrência. 

O objetivo de estudar/revisar (objetivo 1), no caso, seria um objetivo que deveria ter suas metas com foco na “velocidade”. O objetivo de estar acima dos concorrentes (objetivo 2) seria um objetivo que deveria ter suas metas com foco na “qualidade”. 

Tem que se estudar todo o conteúdo (objetivo 1), mas com foco no resultado (objetivo 2). 

Há que se ter um balanço entre velocidade e qualidade. Reparou então que estes dois objetivos são interligados? E reparou também que a aprovação na prova escrita depende de ambos? E que, além disto, de nada adianta atingir os dois primeiros objetivos e deixar o treinamento físico de lado (objetivo 3), porque para atingir o objetivo principal (tomar posse no concurso da PF) há que se atingir de forma simultânea os objetivos 1, 2 e 3?

Então, meu caro… Veja que: definindo o objetivo principal e os objetivos secundários desta forma, como fiz acima, é possível deixar a estratégia de aprovação toda “amarrada” num conjunto interdependente de ações que estão alinhados com sua estratégia de vida (missão, visão e valores), ou seja, tomar posse no concurso da PF.

É claro que tudo isto que falei aqui é apenas um exemplo… os parâmetros podem variar, de pessoa pra pessoa. Pode ser que alguém queira estabelecer parâmetros mais detalhados e específicos. Outros podem preferir deixar a coisa de forma mais genérica… Costumo dizer que não existe estratégia errada. Podem existir diferentes estratégias que vão te levar para o mesmíssimo resultado. E normalmente é isso mesmo que ocorre na vida real: as pessoas estudam das mais variadas formas, usam diferentes estratégias, aplicam diferentes táticas, usam diferentes materiais, aprendem com diferentes professores, mas no final todas são aprovadas. Cada um tem que descobrir a maneira que funciona melhor para si.

Mas continuando nosso raciocínio, depois de estabelecidas as metas secundárias, quaisquer que sejam elas, é o momento para definir as metas e os indicadores. 

Cada objetivo deve ter pelo menos uma meta, e cada meta, pelo menos um indicador. Podem ser definidas mais de uma meta para cada objetivo, e mais de um indicador para cada meta. Há que se ter bom senso para não deixar o sistema muito complexo, o que o tornaria difícil de ser acompanhado, mensurado e controlado. E quando o sistema de controle tem um custo maior que o benefício do controle, algo está errado.

Apenas a título de exemplificação, vamos falar do objetivo 1 do meu exemplo, qual seja, o de estudar/revisar todo o conteúdo do edital pelo menos uma vez (antes da prova, obviamente - já colocando aqui a questão do prazo, que também é relevante). Quais poderiam ser as metas a serem atingidas para que este objetivo secundário seja alcançado?

Eu costumo dizer aos meus alunos que não é possível ciclar o edital inteiro com qualidade em menos de 1 ano (para quem começou a estudar há pouco tempo). Este seria o prazo para cumprimento deste objetivo. Então, pensando aqui nas possíveis metas relacionadas a este objetivo: para estudar/revisar todo o edital, em um ano, há que estabelecer um ciclo equilibrado de estudos (meta 1), bem como estabelecer uma rotina diária de estudos a ser seguida (meta 2), e estabelecer um cronograma geral por disciplina (meta 3). Você verá que, da mesma forma como foi feito com os objetivos, aqui a gente vai deixar as metas “amarradas” entre elas, de maneira que, somente com o atingimento de todas as metas, o objetivo é cumprido.

Repare que a meta 1 não é simplesmente desenhar o ciclo de estudos. Não basta que isto seja feito para que a meta esteja cumprida. Teremos que criar um indicador (ou mais de um), que seja constantemente monitorado, a fim de checar o cumprimento da meta. Se a meta tem a ver com criar um ciclo de estudos e fazer com que ele seja cumprido, este indicador deve monitorar o cumprimento da meta. Como fazer para monitorar se o ciclo de estudo está sendo cumprido? Há que se criar uma planilha para fazer o acompanhamento do ciclo, ou seja, deve-se verificar se as disciplinas estão sendo estudadas na sequência correta e no tempo correto definido para cada uma (ou com menor desvio possível), se as revisões estão sendo feitas dentro do prazo, ou não.

A meta 2 por sua vez não é simplesmente criar uma rotina diária de estudos, com base nas obrigações pessoais e profissionais do aluno. Primeiramente, claro, o aluno deve definir quantas horas brutas tem disponíveis num dia típico de estudo. Este é o ponto inicial. Daí em diante o aluno também deve monitorar o cumprimento deste, através de um indicador. Um possível indicador para aferir o cumprimento desta meta é estabelecer uma quantidade de horas líquidas de estudo por dia (meta diária), e passar a registrar diariamente as horas líquidas efetivamente estudadas. A ideia é constantemente comparar a quantidade de horas estudadas por dia com a quantidade de horas estabelecida. Pode ser feito também um acompanhamento semanal, de maneira que o aluno monitore o indicador diariamente e também semanalmente.

A meta 3 é a de estabelecer um cronograma geral, com prazo limite para estudar pelo menos 1 vez por completo cada disciplina até o dia da prova. Além de montar o cronograma, é necessário acompanhar o andamento do mesmo. Há que se criar uma ferramenta para acompanhar tal meta. No contexto do Coaching do Missão Federal, temos uma planilha que controla o total de video-aulas ou de páginas que o aluno tem que estudar em cada disciplina, bem como a quantidade de video-aulas/páginas que já estudou até o momento, e qual a data prevista para terminar aquela disciplina (baseado no tempo passado e no número de video-aulas já estudadas ou páginas já lidas). Acompanhando este indicador, podemos verificar se a meta está sendo cumprida, e se está à frente ou atrás do cronograma.

É imprescindível, portanto, acompanhar esses indicadores versus as respectivas metas ao longo do tempo, e fazer ajustes ao plano, se necessário, para que o objetivo 1 seja cumprido. Se as metas estão sendo cumpridas, o objetivo está sendo cumprido. Para saber se as metas estão sendo cumpridas, há que se monitorar os indicadores estabelecidos e comparar com as metas.

Não vamos nos estender muito mais, mas repare que falamos detalhadamente apenas do objetivo 1. Por analogia, devemos aplicar ao objetivo 2 o mesmo conceito aplicado ao objetivo 1, qual seja, estabelecer metas e indicadores para que o objetivo 2 seja cumprido. 

Vamos dar uma ajuda rápida para fazer as metas e indicadores do objetivo 2… Lembram-se que falamos que o objetivo 1 é mais focado na velocidade do andamento do estudo e o objetivo 2 é mais focado no resultado que esse estudo vai gerar? Então, pela lógica, as metas do objetivo 2 têm que ser mais focadas nas questões de concurso e nos simulados. As metas e indicadores a serem criados tem que estar relacionados com a medição da quantidade de questões feitas e o resultado líquido obtido, bem como a quantidade de simulados feitos e o resultado líquido obtido. O resultado líquido percentual deve ser utilizado como parâmetro aqui, e comparado com a concorrência.

E mais uma vez, por analogia, tal metodologia deve ser aplicada ao objetivo 3 (relacionado ao treinamento da parte física). É necessário estabelecer um cronograma de treinamento, e acompanhar seu cumprimento, através de metas e indicadores. Temos ferramentas já prontas (planilhas) relacionadas a tudo isso, e normalmente utilizamos no processo de Coaching, pois é assunto extenso demais para ser comentado numa única postagem de blog.

Era isso que tínhamos para falar hoje. Caso você tenha alguma dúvida ou sugestão sobre este assunto, deixe uma mensagem pra gente na parte de comentários, logo abaixo.

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